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この記事について
１月読書の1冊「９割捨てて１０倍伝わる要約力」の要約です。
本を読んで、ブログに要約をアップしているのですが、いまいち要約力の欠けていると思ったので、この本を読んで知識のアップグレードをします。
著者は山口拓郎さんです。
要約の最優先事項は伝えたい人のニーズを満たす
要約で１番大事なのことは、相手が何を知りたいのかを捉え、そのニーズに応えることです。
ブログ記事を書いていて思うのですが、自分は「自分の伝えたい情報」を優先していたなと反省しました。
要約での優先度は、以下のとおり。
①相手のニーズを満たす情報
②相手が喜びそうな情報
③自分が伝えたい情報
自分が伝えたい情報が、相手にとって必要な情報とは限らないということです。
要約は３ステップ
ステップ１ 情報収集
ステップ２ 情報の整理
ステップ３ 情報伝達
ステップ１ 情報収集
まず最初に必要なことは、相手に伝えるための情報の収集です。
情報を効率的に収集するためには「RAS」という脳の機能を利用するといいです。
RASを利用する
脳のRAS（Reticular Activating System、網様体賦活系）は、情報を効率的に取捨選択し、自分にとって重要な情報を意識に届ける仕組みです。この機能を活用することで、必要な情報を効率的に得られるようになります。
RASの働き
- 情報のフィルタリング:
- 人間の脳は膨大な情報を処理していますが、そのすべてを意識的に認識することは不可能です。RASがフィルターとして働き、重要だと判断した情報だけを意識に届けます。
- 例えば、気になっている車種や商品が目に入りやすくなるのは、RASがその情報を優先的に処理しているためです。
- 関心や目標との関連性:
- 自分が関心を持つことや目標を設定すると、RASはその関連情報を無意識に集め始めます。これにより、目標達成や問題解決に必要なアイデアやチャンスが見つかりやすくなります。
- ポジティブ・ネガティブの影響:
- RASはポジティブな目標だけでなく、ネガティブな思考にも敏感です。ネガティブなことに意識を向けると、それに関連する情報ばかり集めてしまうため、ポジティブな目標設定が推奨されます。
効率的に情報を得るためのRAS活用法
- 目標を明確化する:
- 自分が達成したい目標や興味のあるテーマを具体的に言語化し、日々意識することでRASが働きやすくなります。
- 例: 手書きで目標を書くことで脳への刺激が増え、RASが活性化します[5]。
- ポジティブなセルフトーク:
- 「こうなりたい」「こうするんだ」といった肯定的な言葉で自分のゴールをイメージすると、ゴール達成に役立つ情報が自然と集まります。
- 定期的な確認:
- 自分の目標や関心事を定期的に見直し、意識することでRASの働きを強化できます。
- 環境の整備:
- 目標達成に関連する資料や道具を身近に置くことで、それらがRASによって優先的に認識されるようになります。
具体例
- 車の購入を考えている際、「SUV車」に関心を持つと、その車種が街中で頻繁に目につくようになる。
- 経営者が課題解決について考え続けると、無意識下でも解決策となる情報が浮かび上がる。
RASは「意識する」ことによってその効果を最大化できます。日常生活やビジネスでこの仕組みを活用すれば、効率的かつ効果的に必要な情報を得られるようになります。
情報を一度批判的に捉える
情報の質を上げるため、鵜呑みにするのではなく、一度批判的に捉える。
特に情報に対して、「WHY」を投げかけ、エビデンスを確認することが重要。
そのほかのも、「WHAT」「HOW」などの質問も有効。
認知バイアスに気をつける
情報収集をする上で気をつけなければいけないのが認知バイアス。
人間にはたくさんのバイアスがかかっていて、情報を受け取るときに無意識に偏った認識で情報を受け取ってしまうことが多々ある。
性別や環境、立場によって、同じ情報でも違った解釈をすることがあるので、一度立ち止まって、俯瞰してその情報を捉え直すことが重要。
ステップ２ 情報整理
情報整理の順番
- グループ分け
- 優先順位付
情報収集が終わったら、たくさんの情報をグループ分けをする。
似たもの同士にカテゴリ分けをして、大・中・小グループに分ける。
３つ以上に分けられる場合は、細かく分けてもOK。
グループ分けが終わったら、届けたい相手が何を欲しているのかを考え、優先順位を決めていく。
ステップ３ 情報伝達
ポイント
- 適切な分量
- 過不足なく
くどい前置きは不要、簡潔に相手のニーズに応じた適切な分量で情報を伝える。
伝える情報の順番は
幹→枝→葉
の順で伝える。
幹は結論であって、「死んでもこれだけは伝えるべき重要な情報」である情報。
理由は、その結論に至った理由。そして枝葉、その詳細。
| 用件 | 全体像 | 優先度高 |
| 結論 | 幹 | 優先度高 |
| 理由 | 枝 | 優先度中 |
| 詳細 | 葉 | 優先度小 |
「用件＋結論」を伝え、一言で情報を伝えられる訓練をしておくと良い。
まとめ
要約の一番大事なことは、伝えたい人が欲しい情報をわかりやすく簡潔にということでした。
気を付けなければいけないのは、独りよがりな情報伝達。
相手のことを考えた情報伝達が必要だということですね。
自分の伝えたい情報の押し付けのような部分もあったので、これから気をつけて情報伝達をしていきたいと思いました。
